Koppeling boekhouding met Nappkin
Het configureren van de koppeling tussen de boekhouding en Nappkin moet gedaan worden op https://my.nappkin.nl. Om toegang te krijgen tot deze website heb je een uitnodiging nodig van de Nappkin klant.
De koppeling omvat de volgende stappen:
- verlenen van toegang tot de boekhouding aan Nappkin
- keuze van de juiste administratie
- vastlegging van de mapping van betaalmethodes en omzetgroepen in Nappkin enerzijds en grootboekrekeningen anderzijds
De eerste twee stappen moeten eenmalig worden uitgevoerd, in het onderdeel Boekhouding, Connectie.
Authorisatie
De eerste stap verschilt per boekhoudpakket. In de meeste gevallen moet je eenmalig inloggen op de vertrouwde website van de boekhoudsoftware (zogenaamde OAuth). Bij sommige systemen zoals Yuki en Snelstart moet je een geheime key overnemen van de boekhoudwebsite en die invoeren in my.nappkin.
Administratie
Vervolgens moet je kiezen met welke adminstratie het Nappkin account is gekoppeld; in de meeste gevallen is er maar één gekoppelde adminstratie die hoort bij de authorisatie uit de eerste stap en hoef je dus niets te doen.
Mapping
Tot slot de belangrijkste stap: de mapping van grootboekrekeningen, in het onderdeel Boekhouding, Configuratie.
Betaalmethodes
We raden aan om voor alle betaalmethodes een speciale tussenrekening in de boekhouding te gebruiken. Dat is omdat het vaak niet is toegestaan om rechtstreeks te boeken op een kas- of bankgrootboekrekening. Daarnaast is het op die manier makkelijker om later een aansluiting te maken tussen bijvoorbeeld pin-afrekeningen en latere bankontvangsten.
Omzetgroepen
Per omzetgroep in Nappkin kan je een aparte grootboekrekening opgeven en wel per btw-tarief. Dat is nodig omdat het in beginsel mogelijk is dat in een omzetgroep produkten met verschillende btw-tarieven zijn opgenomen.
Het is van belang om een grootboekrekening aan te wijzen als verstekrekening: die zal dan worden gebruikt als voor een nieuwe omzetgroep nog geen koppeling is vastgelegd.
Korting
In Nappkin zijn standaard twee kortingen voorgedefinieerd 'Personeel' en 'Representatie' maar een gebruiker kan zelf kortingen toevoegen. De verleende korting kan in de boekhouding als kostenpost geboekt worden of in mindering op de omzet worden gebracht.
Kasopnames en -stortingen
Dit zijn kastransacties die zijn verwerkt in het (optionele) onderdeel Kasopmaak van Nappkin. Voorbeeld rekening: "2900 Kruisposten kas".
Uitgaven
Dit betreft kleine uitgaven die ten laste van de kas zijn gedaan. Gebruikers kunnen in Nappkin een screenshot maken van de factuur. Voorbeeld rekening: "4900 Kleine kasuitgaven".
Testboeking
Als je alle onderdelen hebt gekoppeld kan je een testboeking naar het boekhoudpakket sturen. Je kunt zo controleren of alles goed is geconfigureerd. De boeking zal na controle weer verwijderd moeten worden.
